Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Cervi Oy (Y-tunnus: 2607385-7)
Lampputie 4
00750 Helsinki
Henkilötietojen käsittelystä Cervin asiakasrekisterissä vastaa Kari Ämmälä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja tietolähteet
Cervin asiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä, jotka ovat Cervin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita tai jotka ovat toimittaneet Cerville yhteystietonsa jostain muusta syystä. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksiä koskevien tietojen lisäksi tietoja yritysten yhteyshenkilöistä, sekä yksityishenkilöistä, mikäli heillä on asiakkuus Cervin kanssa tai he ovat Cervin henkilökuntaa tai työnhakijoita.
Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Cervin asiakasrekisteri (Lime) sisältää Cervin asiakasyritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista sekä potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:
- yhteyshenkilön tunniste/asiakasnumero (yksilöi yhteyshenkilön)
- etunimi ja sukunimi
- rooli ja/tai asema yrityksessä
- yrityksen nimi ja y-tunnus
- yrityksen osoite
- kotiosoite, jos yksityisasiakas (nuohous tms. omakotitalot)
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- palvelujen ostamiseen liittyvä tieto
- mahdolliset kiinnostuksen kohteet
Nuohoussopimukset-palveluun tallennetaan asiakkaasta (cervi.fct.fi):
- nimi
- osoite
- puhelinnumero
- sähköposti
- rakennuksen tiedot (tulisijat ja hormit)
- sopimuksen alku- ja päätöspäivämäärä.
Henkilöstön ja rekrytoinnin osalta lisäksi, (Teamtailor, Mepco ja Movenium):
- sosiaaliturvatunnus
- kotiosoite
- lähiomainen ja puhelinnumero
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- palkkatiedot
- veronumero
- koulutus/osaaminen
- hakemukset (rekrytointi)
Käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet
Asiakassuhteen hoito
- toimeksiantoihin liittyvää yhteydenpito
- laskutus
- tiedotus
- markkinointi, kuten uutiskirjeen, kutsujen tai muiden markkinointiviestien kohdentaminen
- markkinatutkimukset
- Cervin toimintojen ja palvelujen kehittäminen ja ylläpito
- asiakastuki ja neuvonta
- myyntitoiminnot ja kontaktien hallinta, kuten tapaamisten järjestäminen
- asiakasraportointi
Henkilöstöhallinto
- palkanmaksu
- sisäinen viestintä
Tietoja voidaan käsitellä myös koulutusta, laaduntarkkailua, turvallisuutta sekä tilastointia varten. Tietojen käsittelyn perusteena on Cervin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi kirjanpitolaki), asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Cervin oikeutettu etu (esimerkiksi markkinointi, asiakaskyselyt, palvelukehitys ja tilastointi). Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.
Henkilötietojen luovutus
Asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta yrityksestä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilöstön osalta tietoja luovutetaan Greenstepille palkan maksua varten. Rekrytoinnin osalta rekrytointiprosessiin osallistuville toimihenkilöille.
Henkilötietojen käsittelijät ja käsittelyn rajoittaminen
Käytössämme oleviin järjestelmiin löytyy järjestelmätoimittajilta omat tietosuojaselosteet toimiessaan Cervin lukuun henkilötietojen käsittelijöinä, esimerkiksi
Järjestelmien roolituksen avulla annetaan niitä käyttäville henkilölle hänelle kulloinkin kuuluvat oikeudet. Asiakastyöskentelyssä ja markkinoinnissa toimivilla henkilöillä on pääsy Lime-järjestelmään omien työtehtäviensä mahdollistamiseksi sen toimiessa asiakastietojen Master Data järjestelmänä. Henkilöstön osalta esimiehet näkevät vain asentajien/alaistensa tietoja. Muut henkilökunnasta näkevät vain omat tietonsa.
Tietojen säilytys, tarkastus ja poistaminen
Käsittelemme asiakkaitamme koskevia tietoja niin pitkään kuin se on tarpeellista sovittujen asioiden toteuttamiseksi. Tietojen säilytysaika riippuu siitä, mihin niitä on alun perin tarvittu: esimerkiksi lainsäädännön perusteella meillä on velvollisuus säilyttää määrätty aika tiettyjä tietoja, kuten laskutustietoja.
Jos havaitset virheellistä tai vanhentunutta tietoa käsittelemissämme henkilötiedoissa, pyydämme sinua korjaamaan tiedot asiakaspalvelumme kautta. Ajantasaisten asiakastietojesi avulla voimme tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta käsittelemme. Sinulla on myös oikeus pyytää sellaisten tietojen poistamista, joiden käsittely ei ole enää tarpeen. Teemme parhaamme poistaaksemme tällaiset tiedot automaattisesti, mutta jos syystä tai toisesta havaitset meidän käsittelevän vanhentuneita tai tarpeettomia tietojasi, voit olla yhteydessä meihin tällä lomakkeella (pdf).
Verkkosivut
Vierailu verkkosivuilla
Sivustomme on kaikille avoin, eikä verkkosivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Keräämme tietoja kävijöistä lomakkeiden, bottien ja evästeiden avulla.
Kun otat meihin yhteyttä botin tai lomakkeen kautta, sinulta kysytään nimeä, sähköpostiosoitetta tai muita tietoja, jotta voimme tarjota sinulle palveluitamme tai ottaa sinuun yhteyttä koskien palveluitamme tai muita meille lähetettyjä pyyntöjä ja auttaa sinua. Keräämme henkilötietoja verkkosivustomme vierailijoista myös esimerkiksi Google Analyticsin, Facebookin ja muiden palveluiden avulla, jotta voimme analysoida palvelumme käyttöä, markkinoida sinulle ja kehittää verkkosivustoamme palvelemaan sinua paremmin
Sähköinen asiointi Cervin nettisivuilla
Verkkosivuillamme on sähköisiä lomakkeita ja botteja, joiden avulla voit ottaa meihin yhteyttä, varata ajan tai jättää yhteydenottopyynnön. Yhteyttä voi ottaa myös sähköpostitse tai puhelimella.
Käytämme verkkolomakkeita ja botteja
- Palvelujamme koskevien tarjouspyyntöjen ja kyselyjen vastaanottamiseen
- Työpaikkahakemusten vastaanottamiseen ja verkostoitumiseen
- Nuohouspalvelujamme koskevien ajanvarausten vastaanottamiseen
Lomakkeilla ja boteilla kerättävät tiedot eivät tallennu verkkosivuillemme. Lomakkeelta tiedot tallentuvat CRM-järjestelmäämme. Bottien avulla kerättävät tiedot ohjautuvat Leadoon kautta CRM-järjestelmäämme. Työpaikkahakemukset tallentuvat Teamtailoriin ja nuohousajanvaraukset tallentuvat nuohousaika.fi palveluun.
Evästeet, verkkoanalytiikka ja kohdennettu markkinointi
Käydessäsi Cervin sivuilla vierailustasi tallentuu kävijätietoja, joiden perusteella parannamme sivuja ja voimme tarjota sinulle personoitua sisältöä. Näitä kävijätietoja yhdistetään toisiinsa selaimesi tallentamien evästeiden avulla. Evästeiden avulla keräämme tietoa mm. sivustoillamme vierailevien käyttäjien päätelaitteista, selaimesta sekä kiinnostuksen kohteista. Kerättyä tietoa voidaan käyttää analytiikkaan, käyttökokemuksen parantamiseen ja markkinoinnin kohdistamiseen. Jos olet ollut kirjautuneena sivustollamme, kävijätietoja voidaan yhdistää myös asiakastietoihisi. Tältä sivulta voit valita erikseen mitä evästeitä hyväksyt. Valinnat eivät vaikuta mainosten määrään.
Käytämme sekä omia että kolmansien osapuolten evästeitä. Kolmansien osapuolten evästeistä käytämme esimerkiksi Googlen, Metan, YouTuben, LinkedInin, TikTokin ja Leadoon evästeitä.
Analytiikkaan käytämme Google Analytics-palvelua, jonka tietosuojaselosteen löydät täältä.
Seuraamme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. botti interaktioiden kautta. Leadoo-botti käyttää etag seurantaa, joka eroaa evästepohjaisesta seurannasta, yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä, mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista.
Seuraamme lähettämiemme sähköpostiemme toimivuutta ja haluamme varmistaa, että saat meiltä vain sinulle kiinnostavaa viestintää. Tästä syystä saatamme käyttää evästeitä myös sähköposteissa. Se tarkoittaa, että voimme seurata, mitä sähköposteja olemme lähettäneet sinulle, ja yhdistää tiedon asiakastietoihisi.
Voit kieltää evästeiden käyttämisen myös selaimesi asetuksista, jolloin menetät mahdollisesti osan käyttökokemuksestasi. Jos kiellät evästeiden käytön, verkkosivumme voivat hidastua tai joidenkin niiden ominaisuuksien käyttö voi estyä. Tällöin myös mahdollisuutemme palveluidemme kehittämiseen käyttömieltymystesi perusteella vaikeutuu, emmekä myöskään voi tarjota sinulle suunnattuja mainoksia verkkosivuilla.
Muokkaa evästeasetuksia
Evästeasetuksia pääsee muokkaamaan myös sivun vasemman alakulman napista (ei mobiilissa).
Muilta sivuilta upotettu sisältö
Sivustomme voi sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
